02.0714 – מגבלות על נציגי צה"ל בהתקשרויות עם ספקים

1. משרד הביטחון (להלן - משהב"ט) נושא באחריות כוללת בתחומי ההרכשה של מוצרים, מו"פ, בינוי, נכסים ושירותים שונים, ובתחומי הייצוא הביטחוני והמכירות.

2.לנושאים אלה נגיעה ישירה לצה"ל, לצורך ממשק עם התעשיות והספקים.

3. הוראה זו באה לסייע לנציגי צה"ל, והיא קובעת נורמות ברורות להתקשרויות עם ספקים וסייגים להתנהגות בתחום זה. הוראה זו אינה חלה על חיילים, המוצבים במשהב"ט, עליהם חלה הפ"ע 1.0106 - "תחולת הוראות משהב"ט על חיילים בצה"ל".

הגדרות

4. "ספק" - מי שמוכר למשהב"ט או רוכש ממנו טובין או שירותים, או מי שמבצע בעבור משהב"ט עבודות ייצור, או אחזקה או עבודות של קבלן, לרבות סוכן או נציג חברה זרה, או גורם אחר, המתקשר עם המשרד על פי דין.

5. "נציג צה"ל" - חייל, לרבות אזרח עובד צבא.

6. "משהב"ט" או "נציגי משהב"ט" - הגורמים המוסמכים, שייקבעו על ידי משהב"ט, ויפורטו בהוראות משהב"ט (המ"ב).

התחייבות בשם משרד הביטחון

7. נציג צה"ל לא ינהל משא ומתן ולא יתחייב בעל פה או בכתב בפני ספק או בפני גוף אחר במחויבות כספית או נכסית כלשהי, כמשמעותה בחוק נכסי המדינה התשי"א1951-, וכן לא ירכוש, ימכור,  ישאיל, יחליף, ימסור או יעניק זכות כלשהי בטובין או במקרקעין, בין בתמורה ובין שלא בתמורה, אלא אם קיבל לכך אישור, מראש ובכתב, מגוף מוסמך במשהב"ט, ובהתאם להנחיות ולתנאים, שקבע הגוף האמור.

8. נציג צה"ל ישתתף במשא ומתן עם הספק בהוראת נציגי משהב"ט המוסמכים, וזאת לצורך מתן סיוע במסגרת המאמץ לבדיקת הצעות היצרנים ושקלולן.

9. נציג צה"ל לא יהא מוסמך לתת לספק הנחיה לשינוי חוזה, לשינוי הסכם, לשינוי זכרון דברים, לשינוי הזמנה או לשינוי נספח להזמנה שנכתבו בידי משהב"ט, אלא אם קיבל לכך אישור, מראש ובכתב, מהגוף המוסמך במשהב"ט.

התקשרות עם ספקים

10. מבחינים בשלושה שלבים בתהליך ההתקשרות בין נציגי צה"ל לספקים, כששלב טרום הרכש יכול להתבצע בנפרד, ללא השלבים האחרים. ואלה השלבים:-

א. שלב טרום הרכש.

ב. שלב בחירת הספק וההתקשרות.

ג. שלב מימוש ההתקשרות.

טרום רכש

11. בשלב טרום הרכש, הגוף הדורש בצה"ל מגבש את דרישותיו עוד לפני העברת דרישה רשמית למשרד הביטחון. לצורך זה, ולצורך גיבוש תכנית עבודה, לעתים נדרש הגוף לאיסוף מידע.

12. מותרת פנייה של נציג צה"ל לספקים לצורך קבלת מידע כללי בתחומים: הטכני ביצועי, טכנולוגיית ייצור, תחזוקה, מידע כללי על מחירים במסגרת גיבוש תכנית תקציבית ותכנית לתכנון מועדי אספקה אפשריים, בהתאם לאמור בסעיפים 13 - 16 להלן. הפנייה היא בעיקר כשהמדובר בציוד, במערכות או בטכנולוגיות, שטרם נרכשו בעבר.

13. ההיתר, האמור בסעיף 12 לעיל, הוא בכפוף למסירת הודעה על ידי נציג צה"ל למשהב"ט ארבעה עשר ימים לפני הפנייה לספקים, לפחות, ובתנאי שלא תתקבל על ידי משהב"ט הודעה על איסור הפנייה.

14. נציג צה"ל, שתפקידו ראש ענף או בתפקיד ברמה מקבילה, לפחות, יהיה מוסמך לפנות ישירות לספקים - גם ללא האמור בסעיף 13 לעיל, ובהתאם לאמור בסעיף 16 להלן - וזאת רק אם אמדן הערך הכספי של ההתקשרות הוא בסכום של מאה אלף ש"ח, לכל היותר.

15. כמו כן, יוכל נציג צה"ל, האמור בסעיף 14 לעיל, לאשר מראש, לגורמים הכפופים לו באופן ישיר, לפנות בשמו לספקים, ללא הסייג, האמור בסעיף 13 לעיל, ובהתאם לסעיף 16 להלן.

16. על כל פנייה לספקים, בהתאם לסעיפים 14 ו- 15 לעיל, יש לדווח בדיעבד למשהב"ט, בתוך ארבעה עשר ימים מיום הפנייה הישירה לספק.

17. לא יועבר מידע לספק פוטנציאלי, גם לא מידע טכני, שעלול לערער את האיזון ואת עיקרון השוויוניות, שבין המתחרים הפוטנציאליים, ולגרום למתן עדיפות לספק אחד על משנהו.

18. נציג צה"ל לא ייצור, בפנייתו לספק, מצב בו תקוים - ולו לכאורה - מחויבות כלפי ספק פוטנציאלי, ויבהיר, כי המידע נדרש לצורך בחינה בלבד.

בחירת הספק וההתקשרות

19. שלב בחירת הספק וההתקשרות הוא שלב, המתחיל מקבלת הדרישה במשהב"ט, ממשיך בבקשה להצעת מחיר (בל"ם) על ידי הגוף המוסמך במשהב"ט, עובר דרך כל תהליכי המכרז ו/או המשא ומתן ומסתיים בחתימת חוזה ובהוצאת הזמנה.

20. בשלב בחירת הספק וההתקשרות, חל איסור על נציגי צה"ל לבוא במגע עם תעשיות וספקים בנושאים הקשורים לבחירת הספק וההתקשרות, למעט במקרים בהם נדרשת השתתפותם על ידי משהב"ט.

21. נציג צה"ל לא ימסור לספקים פוטנציאליים מידע, שעלול לערער את האיזון ואת עיקרון השוויוניות בין המתחרים הפוטנציאליים, ולגרום למתן עדיפות לספק אחד על משנהו.

תוקף סעיף  22 מה21- מאי 96

מימוש ההתקשרות

22.
א. נציגי צה"ל לא יבקשו מספק כל מידע הנוגע לספק אחר או למוצריו.

ב. הגיע לידי צה"ל מידע ממקור כלשהו, לרבות מספק בנוגע לספק אחר או לכל עניין  הנוגע להשתתפותו של הספק האחר במכרז - תעביר היחידה בצה"ל את המידע אל הגוף הרוכש במשרד הביטחון. ההחלטה במשרד הביטחון על ההתקשרות תתקבל על בסיס מידע זה, רק לאחר שהמידע אומת בבחינה עצמאית שנערכה על ידי משהב"ט. הגוף הרוכש יביא לידיעת צה"ל את תוצאות בדיקתו ואת החלטתו לגבי ההתקשרות.

23. מימוש ההתקשרות הוא שלב, המתחיל לאחר הוצאת ההזמנה, והמסתיים עם גמר האספקה.

24. נציג צה"ל רשאי לקיים קשר עם ספקים, קשר שמטרתו לסייע במימוש ההזמנה, וזאת בהתאם לכללים, שנקבעו בשלב טרום הרכש (סעיפים 10 - 16 לעיל). אין בסמכות נציג צה"ל לשנות את נתוני ההזמנה - סמכות זו נתונה אך ורק לנציגי משהב"ט.

איסור הזמנת נציגי חברות זרות

25. נציג צה"ל לא יזמין לארץ נציגי חברות זרות, אלא אם קיבל אישור, בכתב ומראש, מהגורם המוסמך במשהב"ט.

הגשת דרישות לרכש ואיסור על פיצול

26. נציג צה"ל לא יגיש דרישה, שאינה תואמת במהותה את סעיף התקציב, כפי שהוא מוגדר בתקציב הביטחון.

27. נציג צה"ל לא יוציא כספים ולא יגרום להוצאה כספית, שאינה תואמת את מהות הסעיף בתקציב, שאליו נזקפה הוצאה זו.

28. נציג צה"ל לא יפצל דרישה לרכש למספר דרישות במטרה למנוע את תהליך הבחירה הרגיל של ספקים, כפי שהוא מתנהל בידי משהב"ט (באמצעות מכרז, משא ומתן וכד´).

קנייה באשראי ("בהקפה")

29. שיטת הקנייה באשראי ("בהקפה") ובדמי מחזור נועדה לאפשר קנייה ישירה של היחידה בהיקף כספי מצומצם, אם הפריט שנקנה חיוני ודחוף.

30. נציג צה"ל לא ימסור לספק הזמנה לקנייה באשראי ("בהקפה") בסכום העולה, לכל הקנייה, על ההיקף הכספי, שנקבע ליחידתו בידי משהב"ט.

31. משהב"ט יקבע נציג צה"ל בשירות קבע או עובד צה"ל שיהא אחראי מטעמו לרכש באשראי ("בהקפה") מספק. הנציג לא ישמש בתפקידו מול אותו ספק פרק זמן רצוף, העולה על ארבע שנים.

הרכשת פריטים - רישום במלאי

32. היחידה הצבאית, שהיא גוף דורש, תאשר או תדווח על כל קבלת טובין, וכן תעביר שוברי קבלה למשהב"ט, כדי לוודא שקוימו כל ההסכמים הכספיים עם הספק, וכדי לוודא שההזמנה נשלמה. כל זאת, אלא אם קבע משהב"ט אחרת.

33. לגבי עבודה או שירות, שעבורם שולם במסגרת ההזמנה של משהב"ט, תאשר היחידה על טופס אחר או בדרך אחרת, שיקבע משהב"ט.

הפעלת מתכנן לעבודות בנייה

34. נציג צה"ל רשאי להפעיל מתכנן לעבודות בינוי וייעוץ הנדסי, לאחר שניתנה למתכנן הזמנה על ידי משהב"ט, ובהתאם למועדים, הנקובים בה. במקרים דחופים בלבד, אין צורך בהזמנה, ובתנאי שניתן למתכנן מכתב הפעלה מיוחד, שהוציא ראש אגף בינוי במשהב"ט או מי שהוסמך לכך על ידו.

ביצוע חוזים והזמנות, שנחתמו בין משרד הביטחון לספקים

35. נציג צה"ל יבצע, ירשום וידווח למשהב"ט על פעילות או על מטלה, שהוטלה על הצבא, והמתחייבת מחוזה, מהזמנה או מהסכם, שתואם עם הצבא ונחתם בין משהב"ט לבין הספק.

קציני פרוייקטים במפעלים בחוץ לארץ

36. קציני פרוייקטים פועלים במסגרת מפעלים, המבצעים פרוייקטים בחוץ לארץ, וייעודם לממש את סמכויות נציג צה"ל בתחום הטכני, לבחון את צבירת העלויות של הפרוייקט ואת התפתחותו, ולפקח על הפרוייקט.

37. בכל הנושאים, הקשורים לפרוייקט בחוץ לארץ, יונחה נציג צה"ל, החבר בצוות הפרוייקט, בידי ראש משלחת משהב"ט, ויתחייב לפעול על פי הוראות משהב"ט, כמפורט בהפ"ע 1.0106 - "תחולת הוראות משהב"ט על חיילים בצה"ל".

38. נציג צה"ל, כקצין פרוייקט בתפקידו, לא יסטה ולא יעשה כל שינוי בחוזה, בהסכם, בזיכרון הדברים או בהזמנה, שבין משהב"ט לבין מפעל, אלא אם קיבל אישור לכך, בכתב ומראש, מהגורם המוסמך במשהב"ט.

שאילה, השאלה, שכירה או השכרה של ציוד מגוף אזרחי

39. נציג צה"ל רשאי לקבל או למסור ציוד בהשאלה או לשכור או להשכיר ציוד מגוף שמחוץ לצה"ל או אל גוף שמחוץ לצה"ל, רק לפי הסכם שהוכן ונחתם על ידי משהב"ט.

40. נציג צה"ל אינו רשאי לנהל משא ומתן עם השואל או המשאיל או עם המשכיר או השוכר, ואף לא לסכם איתם תנאים כלכליים או משפטיים, הנוגעים להסכם ההשאלה או ההשכרה. את המשא ומתן ינהל רק הגוף המוסמך במשהב"ט. נציג צה"ל רשאי להשתתף במשא ומתן, בהוראת נציגי משהב"ט המוסמכים.

הפעלת מטה תכנית

41. נציג צה"ל, המתמנה כחבר במטה תכנית במשהב"ט, יפעל לפי הוראות ראש מטה התכנית, בכל הקשור לביצוע המשימות של מטה התכנית, ובהתאם לפקודות הצבא.

דיווח על נזק ועל חוסר בעת קבלת טובין מרכש

42. נציג צה"ל ידווח למשהב"ט בכל מקרה בו נתגלה נזק, חוסר, חשד לגניבה, לפריצה וכד´ בעת קבלת טובין מרכש. נציג צה"ל יעביר למשהב"ט - אם נדרש לכך - כל מסמך, הקשור למשלוח הניזוק או החסר, וכן יסייע - אם יידרש לכך - לשמאי שישלח משהב"ט.

ביצוע עבודות בינוי

43. נציג צה"ל או יחידה צבאית לא יבנו ולא יתירו לאחרים לבנות, ולא יבצעו עבודות בנייה בקרקע, שהבעלות עליה או הזכויות עליה לא ניתנו למשהב"ט, מבלי שקיבלו לכך אישור, מראש, ממשהב"ט.

ביצוע עבודות ושירותים בידי חייל בעבור גוף אזרחי

44. נציג צה"ל רשאי לבצע עבודה ולסייע לתעשייה האזרחית, לרבות ליחידות הסמך של משהב"ט, רק באישור של משהב"ט.

איסור על מסירת מידע טכנולוגי

45. נציג צה"ל לא ימסור לגוף, שמחוץ למשהב"ט, מידע טכנולוגי או מידע מסחרי, שנתקבל מגוף ממשלתי זר, מגוף צבאי זר או מספק, אלא באישור משהב"ט, בכתב ומראש.

הנחיית מפתח - חוזי פיתוח

46. נציג צה"ל יכול להנחות גוף מפתח, בהתאם לאפיון הגוף הדורש, רק אם הואצלה לו סמכות כזו, בכתב, על ידי משהב"ט. ניתן להאציל סמכות זו רק לגבי הנחיות טכניות, ובמסגרת תנאי החוזה.

ביטחון שדה

47. כל מגע של נציג עם אזרחים יהיה במגבלות של פקודות הצבא בנושא ביטחון שדה.